9 outils indispensables pour organiser un événement
Une des ressources dont on manque le plus dans l’événementiel, c’est le temps. Notre mission est de faciliter la vie des organisateurs d’événements. Pour cela, nous avons fait le tour des outils qui font gagner un temps précieux ! Vous est-il déjà arrivé de voir votre to-do s’allonger sans savoir par où commencer ? De ne pas dormir à cause de ce séminaire annuel qui arrive à grands pas ? Pas de panique, pour remédier à ces problèmes, il faut se montrer plus organisé, efficace et créatif. Voilà donc quelques outils qui devraient vous aider à y arriver et à engager vos participants avant et pendant l’événement. Ces outils possèdent quasi tous une version gratuite qui est suffisante dans de nombreux cas !
Trello : Pas étonnant de ne jamais savoir par où commencer entre la date, le lieu, le traiteur, les invitations, les animations… Respirez et commencez par mettre tout à plat de manière visuelle et ludique. Trello est un tableau d’organisation et de synthèse, qui permet de voir en un coup d’œil toutes les tâches à réaliser. Il permet également de constater l’avancement de ces tâches et de les classer par ordre de priorité et par statut. Ses nombreuses fonctionnalités permettent par exemple d’assigner des tâches à d’autres membres de l’équipe, faire des checklists, poster des fichiers et même voter ou commenter pour indiquer son approbation. Avec Trello, le traditionnel rétro-planning Excel a du souci à se faire !
Swapcard : Plateforme d’engagement événementielle, l’application permet d’engager vos participants tout en faisant plaisir à vos exposants et sponsors. Côté participants, l’application offre une expérience live à l’aide d’un système de networking performant dopé à l’intelligence artificielle et toutes les informations nécessaires avant et pendant l’événement. Côté exposants et sponsors, leur visibilité et ROI sont décuplés avec des leads qualifiés directement mesurables grâce à la plateforme. Swapacard est donc la solution parfaite pour les salons et grandes conférences. L’outil vous fera gagner en efficacité et donnera à votre événement une touche beaucoup plus pro.
Leasyt : Si vous lisez cet article et que vous ne connaissez pas Leasyt, vous avez du souci à vous faire. Leasyt permet de trouver et réserver un lieu atypique pour tous types d’événements en quelques clics seulement. La réservation se fait directement en ligne et sans aucun frais additionnel. Les événements organisés peuvent aller de la simple réunion, aux soirées d’entreprise, showrooms, shootings et team building. Les lieux sont aussi divers que les événements qui peuvent y être organisés : ring de boxe, studio, loft, rooftop, penthouse ou hôtel particulier ne sont que des exemples de la grande variété de lieux qui y sont proposés.
Klaxoon : Solution collaborative d’animation de réunions et ateliers qui aide à développer l’interactivité et la productivité des équipes. Klaxoon révolutionne les réunions en transformant de simples spectateurs en acteurs. Votes, brainstorming, sondages… ses fonctionnalités permettent d’engager les équipes, obtenir du feedback, libérer et structurer leur créativité, aussi bien en live qu’à distance ! L’outil est très simple, il suffit d’avoir un téléphone ou ordinateur pour commencer à l’utiliser afin de voter, réagir et brainstormer en temps réel !
Typeform : Que ce soit pour connaître le nombre d’invités, leurs informations personnelles, restrictions alimentaires ou conduire un questionnaire de satisfaction, on a toujours besoin de collecter des données dans l’organisation d’un événement. Typeforme rend la collecte de données fun et intuitive. Côté organisateur, cela permet de personnaliser le questionnaire, récolter plus de données et les analyser facilement et rapidement. Côté invité, c’est une interface beaucoup plus ergonomique que Google Forms qui incite à répondre à plus de questions sans même s’en rendre compte.
Canva : Invitation, affiche, publication sur les réseaux sociaux… Autant de supports graphiques qui demandent du temps, de l’expertise et de l’argent. Canva est un site d’outils de conception graphique. Créer des designs professionnels est désormais à la portée de tous. Plus besoin de maîtriser photoshop ou InDesign, de passer des heures à faire une image ou payer des sommes astronomiques à un designer. Cet outil donne accès à plus d’un million de photographies, de graphiques et de polices et permet de créer des designs en un simple glisser-déposer.
Mailchimp : Besoin d’envoyez des emails d’invitation, relance, re-relance et remerciements à vos invités ? Utilisez Mailchimp. Cet outil est un classique et est plus simple à utiliser qu’il n’y paraît. Il permet de créer de beaux templates d’emails, de gérer des listes d’envoi, voir les taux d’ouverture et planifier les messages à envoyer de manière efficace. Même sans équipe CRM vous pouvez donc faire les choses bien. Gérez la stratégie de mailing pour votre événement en vous familiarisant un peu avec cet outil et vous en impressionnerez plus d’un.
Google Drive : Celui-ci est assez évident mais croyez le ou non, beaucoup de personnes n’utilisent pas pleinement ses fonctionnalités ! Fini les Excel enregistrés sur son ordinateur et les version 1, 2, 3, 4…. Créez vos fichiers directement depuis le drive afin de pouvoir les partager et les modifier n’importe quand et n’importe où de manière collaborative. Si vous prenez une petite semaine de vacances sans internet à l’autre bout du monde, vos collègues n’auront plus d’excuses pour ne pas trouver le fameux Excel contenant toutes les informations cruciales de l’événement.
Réseaux Sociaux : Il est impensable d’organiser un événement sans utiliser les réseaux sociaux ! Que ce soit Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, Snapchat ou YouTube, vous devez choisir le ou les réseaux qui correspondent à votre type d’événement. Veillez à bien les utiliser aux différents stades. Avant l’événement pour le promouvoir et préparer les participants. Pendant l’événement en créant un hashtag dédié et en faisant des directs, stories ou live tweet. Enfin, après l’événement pour remercier les participants et monter que l’événement était un succès !
Cette liste n’est bien évidemment pas exhaustive mais elle devrait déjà vous donner quelques clés pour gérer vos événements de manière plus efficace. Si vous devez organiser un événement à la dernière minute, voici 5 conseils qui devraient également vous aider !